VideoConferinte

Organizare Video Conferințe
la nivelul administrației publice Bihor

Interacțiunea online este din ce în ce mai prezentă și mai necesară, în condițiile pandemiei și/sau a eficienței lucrului la distanță. Pe această pagină se găsesc informații relevante general valabile pentru videoconferințele online organizate de Instituția Prefectului jud. Bihor. De asemenea, aici veți găsi REGULILE ce trebuie respectate la conectare și pe timpul conferințelor/instruirilor online.

Condițiile tehnice minime (obligatorii) sunt:

  • calculator desktop/laptop;
  • microfon;
  • cameră web;
  • conexiune stabilă de Internet;
  • Google CHROME (cea mai recentă versiune).

GHID UTILIZARE SISTEM VIDEOCONFERINȚĂ STS

  • Acest sistem este pus la dispoziția dvs. de către STS, ca atare problemele tehnice apărute trebuie rezolvate cu această instituție.
  • Aplicația utilizată pentru conectare este: Polycom RealPresence Desktop
  • Camera de videoconferință alocată, va fi comunicată de fiecare dată, în scris și se apelează direct din aplicație.
  • Imediat după conectare – se va închide microfonul propriu – deoarece aplicația nu permite acest lucru și intervențiile duc la generarea unor discuții fără sens, care deranjează întreg auditoriul.
  • Intrarea în videoconferință, va fi cu 30 minute înainte, pentru a putea afla codul de prezență online* ce va fi afișat pe ecran.

GHID UTILIZARE SISTEM VIDEOCONFERINȚĂ PRIN ZOOM

  • Accesul la videoconferință se face pe baza link-ului generat cu fiecare ocazie în parte.
  • Se accesează link-ul primit prin SMS, eMail – de pe orice dispozitiv.
  • Se instalează aplicația ZOOM la prima utilizare.
  • Intrarea în videoconferință, va fi cu 10-15 minute înainte. Prezența se va face, de regulă, pe CHAT.
  • Microfoanele vor fi oprite implicit de către organizator. Camera video va fi pornită.
  • Se va redenumi utilizatorul cu denumirea localității, fără rang.

*PREZENȚA ONLINE

Tabelul cu prezența online urmează a fi listat cu 5 minute înainte de începerea întâlnirii și se înmânează Prefectului. RESPECTAȚI INDICAȚIILE DATE LA SEMNAREA PREZENȚEI ONLINE. Astfel, veți introduce doar denumirea localității, fără rangul acesteia, deoarece la ordonarea alfabetică se alterează ordinea și riscați să nu apăreți „prezent” ca și entitate/UAT. Chiar dacă sunt mai multe persoane care intră în videoconferință, se va trece o singură persoană ca participant, cu funcția cea mai mare.

REGULI DE RESPECTAT ÎN VIDEOCONFERINȚE

  1. Asigurați-vă că sunteți bine văzut/ă (lumina să nu orbească camera). Fundalul „vorbește” despre dvs.
  2. Permiteți CHROME-ului să acceseze microfonul și camera
  3. Solicitați luarea cuvântului prin CHAT sau VOCE. Așteptați să fiți invitați să luați cuvântul.
  4. Reduceți ZGOMOTUL din grup prin răspunsuri/intervenții individuale ce se subînțeleg;
  5. Pe cât posibil, evitați DEVIEREA de la subiectul principal;
  6. Grupul nu este locul pentru convorbiri PARTICULARE, în public, între membri;
  7. Acordă RESPECT celorlalți, fără jigniri sau intimidări;
  8. Comunicarea va fi, pe cât posibil, clară, NEECHIVOCĂ, lipsită de jargoane profesionale;
  9. Se va folosi un TON adecvat, decent și respectuos, atât în scris cât și vorbit;
  10. Este interzisă PROMOVAREA altor produse și servicii, nespecifice grupului (spam);
  11. ASCULTĂ mai mult, vorbește mai puțin și cu rost, fără a irosi timpul celorlalți;
  12. Este interzisă re-distribuirea link-ului de videoconferință.

* Aceste reguli vor fi actualizate, pe măsura derulării videoconferințelor, pe baza experienței acumulate în timp.